Met Microsoft SharePoint Online beschik je over een platform dat inzetbaar is als organisatie-breed intranet. Dankzij recentere ontwikkelingen zoals Communicationsites, de Hubstructuur, de Homesite en Viva Connections is het mogelijk om een goed uitziend- en gestructureerd intranet op te zetten.
Ook vanuit Share-Effect hebben wij inmiddels veel ervaring opgedaan met het SharePoint intranet. Maar toch merken wij en horen wij vanuit veel organisaties dat het intranet niet helemaal compleet is en essentiële functionaliteit mist.
Wil je als organisatie op een leuke wijze verjaardagen van collega’s tonen of kunnen zoeken naar collega’s en hun aanwezigheid inzien, dan stelt SharePoint hierin teleur. Om die reden zijn wij aan het ontwikkelen gegaan en introduceren wij onze oplossing die drie componenten beschikbaar maakt op SharePoint.
Personenvinder
Profielupdater
Verjaardagen
Hoe het werkt:
De onderdelen zijn moderne Webparts voor SharePoint Online die je na installatie kunt als webonderdeel kunt toevoegen aan SharePoint Sites.
De personenvinder maakt het mogelijk eenvoudig personen binnen je organisatie te vinden en direct hun beschikbaarheid in te zien. Het zoeken kan uiteraard op basis van naam, maar ook vind je de juiste collega op basis van een functienaam, expertise of misschien zoek je wel die ene collega die net als jij dezelfde passie voor curling deelt. Collega’s kunnen de informatie zelf invullen en bijwerken vanaf het intranet. En vul je ook jouw verjaardag in, dan wordt jouw verjaardag uitgebreid (inclusief de nodige digitale confetti) gevierd op intranet!
Hoe het werkt:
Vanaf de intranetpagina vult de medewerker zelf eenvoudig de profielinformatie aan via de Profielupdater. Naast de standaard aanwezige informatie in de Active Directory en het SharePointprofiel kunnen de standaard velden eenvoudig via de personenvinder worden uitgebreid. Handig is dat de beheerder eventuele velden als 'Verplicht' kan aanwijzen. Bezoekers van de SharePoint site dienen dan eerst de informatie in te vullen voordat zij verdere toegang tot de pagina krijgen.
De collega wordt nu gevonden via de Personenvinder op basis van naam, functie, afdeling en andere basisinformatie, maar ook op de extra informatie zoals bijvoorbeeld een expertise of interesse/hobby.
Dankzij de integratie met de Microsoft Graph geeft de Personenvinder direct inzage in de beschikbaarheid van de gevonden personen. Zo zie je direct de status aan de hand van het gekleurde bolletje (beschikbaar, bezet of afwezig). En staat de Out of Office ingeschakeld, dan toont de Personenvinder direct het ingestelde afwezigheidsbericht.
Selecteer je een persoon, dan kom je direct in de bekende persoonskaart van Microsoft 365 van waaruit je de persoon een chatbericht of e-mail kunt sturen of kunt bellen. In combinatie met Teams telefonie werkt dit laatste ideaal.
Is de verjaardag van een collega ingevuld, dan wordt de verjaardag uitgebreid (inclusief de nodige digitale confetti) gevierd op intranet! Je ziet vanuit de Verjaardagen niet alleen wie momenteel jarig is, maar ook wie recent jarig is geweest en welke verjaardagen er nog aankomen. Door de integratie met de personenkaart van M365 kun je jouw jarige collega direct een felicitatie via Teams sturen.