top of page

Binnenkort beschikbaar: Een compleet team/kanaal gestructureerd opslaan

Microsoft Teams is het platform om je projectsamenwerking in onder te brengen. Vooraf maak je voor jouw projectgroep, die kan bestaan uit zowel interne medewerkers als externe relaties, een team aan. Vervolgens richt je jouw projectteam in met de nodige kanalen waaraan je alle benodigde digitale middelen toevoegt. Tijdens de uitvoering van het project, cluster je alle informatie die gerelateerd is aan het project. Zo wordt binnen het team de communicatie gevoerd, slaan de projectleden bestanden op, houd je notities bij en werk je met planborden voor de taakuitvoering.


Het werkproces voor het afronden van projecten is vaak een stuk complexer. Het liefst voorkom je een wildgroei aan projectteams en schoon je na afronding het team op. Ook de eeuwige toegang voor externen tot de informatie is discutabel. Microsoft Teams beschikt standaard over een ‘archiveerfunctie’, maar die beperkt zich tot instellen van het team op ‘alleen lezen’ en het verplaatsen van het team naar de achtergrond. Het daadwerkelijk archiveren van belangrijke informatie gebeurt hier niet mee en om dit handmatig te doen, bijvoorbeeld naar een vakapplicatie zoals een losstaand DMS, kost veel tijd.


Binnen Share-Effect zien wij kansen om met Optix een team ook ‘echt’ te kunnen archiveren. Dat betekent wat ons betreft dat bestanden worden ondergebracht in een centrale gestructureerde locatie die bedoeld is voor lange termijnopslag, van waaruit informatie eenvoudig is terug te vinden en (eventueel) met behulp van een vernietigingstermijn na een bepaalde periode automatisch wordt opgeschoond.


Wij voorzien Optix van een toevoeging om de complete set bestanden binnen een Team of in specifieke kanalen gestructureerd op te slaan. Inmiddels kunnen wij van de toekomstige functionaliteit en bijkomende werkwijze een goede indruk geven:

  • Voor ieder project wordt binnen de organisatie al een nieuw Team of Teamskanaal aangemaakt. De Projecten komen voortaan ook binnen Microsoft365 beschikbaar als label. Ieder project heeft daarmee een eigen projectkaart binnen Optix waaronder alle projectinformatie getoond wordt.

  • Na afronding van het project of van een projectfase, worden specifieke bestanden via bestaande Optix-functionaliteit gestructureerd opgeslagen. Deze bestanden worden voorzien van het project als label.

  • Met Optix kan nu ook het restant aan bestanden in één keer gestructureerd worden opgeslagen. Dit werkt als volgt:

Aan de bestaande opslagmogelijkheden om informatie op te slaan, is Team toegevoegd.

Kies vervolgens het betreffende team.

Selecteer de kanalen waarvan je de bestanden wil overdragen.

Kies de gewenste locatie en geef eventueel nog extra kenmerken mee.

Geef tot slot aan of je het team waar de informatie uit afkomstig is, wil archiveren via de standaard Teamsfunctie.

  • De tijdlijn van het project in Optix toont nu zowel de individueel opgeslagen bestanden als de complete set met daarin de verzameling aan documenten. Door de set aan te klikken, wordt het mogelijk om door de oorspronkelijke bestandsstructuur / mappenstructuur te bladeren.

  • Individueel opgeslagen documenten kunnen voor langere termijn worden opgeslagen. Met het toepassen van retentielabels wordt gezorgd dat de onderliggende set aan documenten na bepaalde periode verdwijnt.


De uitrol van de functionaliteit staat gepland voor Q2 van 2023.



7 weergaven0 opmerkingen
bottom of page