Optix V2.0: Niet zomaar een update!

Automatisch beschikbaar per 3 november 2025

De grootste release sinds de introductie van Optix is hier: Optix V2.0. Deze versie brengt niet alleen een frisse uitstraling en hogere snelheid, maar introduceert ook compleet nieuwe mogelijkheden die het werken met Optix eenvoudiger, krachtiger en intuïtiever maken.

De belangrijkste punten toegelicht

(Klik op een onderdeel om deze te bekijken)

Een compleet vernieuwde landingspagina.

De nieuwe indeling legt de focus op de groepen waar jij onderdeel uitmaakt. Zo krijg je snel inzicht in wat er speelt. Daarnaast zorgt de uitbreiding van de recent bekeken onderdelen dat je voortaan direct vanaf de landingspagina toegang hebt tot jouw laatst geopende dossiers

Betere terugvindbaarheid van informatie dankzij een verbeterde zoekervaring.

Eén van de belangrijkste onderdelen van Optix, het zoeken, is slimmer en overzichtelijker geworden. Zodra je de zoekbalk aanklikt, opent een nieuw, pagina-vullend zoekcentrum. Dit geeft je meteen toegang tot je zoekgeschiedenis én de verschillende entiteiten, nog voordat je iets hebt ingevoerd.

Geheel nieuw in Optix V2.0: Zoeken naar Zaken

• Zoek naar een zaaktype voor een overzicht van zaken van dit type.

• Zoek naar één specifieke zaak/dossier.

Navigeer vanuit de zoekresultaten direct naar de zaaklijst of entiteitlijst voor meer overzicht.

Een geoptimaliseerde entiteitkaart: Meer mogelijkheden en toch overzichtelijker.

De entiteitkaart is opnieuw ontworpen. Zaken, Taken, Apps, Teams en Links zijn nu samengebracht in één venster, overzichtelijk verdeeld met tabbladen.

Onderin zie je direct alle bijbehorende bestanden. Dankzij de nieuwe slimme positie voor filters vind je snel wat je zoekt. En daarbij verschijnen geselecteerde filters meteen als tag in de zoekbalk.

Volledig nieuw, maar wel in beta, is de toevoeging van de slimme Optix AI-assistent. Stel Optix vragen op een manier zoals je dit gewend bent met ChatGPT.

Om een AI-vraag te stellen, schakelt de eindgebruiker de functie in via 'het schuifje'. Direct na het stellen van een vraag, gaat de AI-assistent aan de slag. Het denkproces wordt getoond, waarna het antwoord in beeld verschijnt. Eindgebruikers verkrijgen inzicht in het denkproces. Het tabblad ‘Relevante documenten’ geef weer in welke documenten de AI-assistent heeft gezocht en in welk document een antwoord op de vraag kon worden gevonden.

De AI-zoekopdrachten zijn mogelijk vanaf de entiteitkaart en in de overzichten van inhoudstypes. Vanuit het Admin-center van Optix kan de AI-functie voor de volledige omgeving verborgen worden.

Voorvertoning van bestanden: Duidelijk, overzichtelijk en makkelijk navigeren.

We introduceren in Optix V2.0 een compleet nieuwe manier voor het voorvertonen van bestanden. De voornaamste reden voor deze aanpassing is de beperking van de previewer van Microsoft in het weergeven van e-mailbijlagen. De nieuwe viewer maakt het niet alleen mogelijk om bijlagen in e-mails te tonen, maar gaf ons mogelijkheid om de complete ervaring in het weergeven van bestanden te optimaliseren.

Direct na het aanklikken van een bestand opent het vernieuwde venster dat in één oogopslag een voorbeeld van het bestand toont en de metadata weergeeft.

Dankzij het ‘kruimelpad’ bovenin is het eenvoudig om terug te springen naar een lager niveau. Handig als je bijvoorbeeld een zaak opent, doorklikt naar een gekoppelde Documentset en vervolgens verschillende verschillende bestanden opent.

Toevoegingen die Optix inzetbaar maken als een volwaardig zaaksysteem.

Probleemloos kunnen binnen de structuur van Optix meerdere zaaktypen worden ondergebracht. Ongeacht of informatie al tijdens de uitvoering- of achteraf aan zaken wordt toegevoegd, Optix is dé plek om informatie gestructureerd te bewaren. In Optix V2 ligt de nadruk op zaken! Wat direct opvalt is het vernieuwde zaakoverzicht. Ongeacht of je een zaak opent vanuit het zoekcentrum, een zaaklijst of vanuit de entiteit, een zaak wordt altijd weergegeven in een venster dat vanuit onder in beeld schuift:

Daarnaast zijn de volgende aanvullingen gedaan die het werken met zaken bevorderen, waaronder:

• Recent geopende zaken zijn zichtbaar op de landingspagina

• Zaaktypen en individuele zaken zijn vindbaar vanuit de centrale zoekfunctie.

• Tijdens het kiezen van een locatie kun je naast het bladeren naar een inhoudstypen nu ook een openstaande zaak selecteren.

• Het zaakverloop kan worden opgenomen in de configuratie van Optix. De voortgang van een zaak wordt zo inzichtelijk.

• Via de Outlook en Office-plugin zijn recente zaken zichtbaar en kan gezocht worden naar zaken. E-mails en/of bijlagen kunnen daarmee ook worden toegevoegd aan zaken zonder entiteit.

• Mogelijkheid om één specifieke zaak als tab toe te voegen in Microsoft Teams.

Centrale informatieverwerking via afgiftebibliotheken.

Met de doorontwikkeling van Afgiftebibliotheken sluit Optix beter aan op organisaties die beschikken over een centrale informatieverwerking, zoals via een DIV-afdeling. Met behulp van afgiftebibliotheken kunnen medewerkers eenvoudig informatie aanleveren die in Optix gestructureerd opgeslagen dient te worden. Het starten van het aanleveren kan vanaf de landingspagina van Optix via de afgifte-knop of via de Outlook-addon. De medewerker die informatie aanlevert/afgeeft ziet alleen de afgiftebibliotheken waar deze in mag opslaan:

Zodra het juiste bestand en afgiftelocatie zijn gekozen kan optioneel een opmerking worden meegegeven. Hierna belandt het bestand in de afgiftebibliotheek.

Afhankelijk van de gekozen Optix-inrichting kunnen meerdere afgiftebibliotheken geconfigureerd zijn, die zijn onderverdeeld over meerdere groepen. De mogelijkheid is toegevoegd om alle afgiftebibliotheken te groeperen binnen één overzicht.

Het resultaat is een overzicht van alle afgiftelocaties met de aantallen van de te verwerken documenten:

De lay-out van een afgiftebibliotheek bestaat uit drie onderdelen:

• Het overzicht van afgegeven bestanden (Links).

• Een voorbeeld van het document (Midden).

• Functies voor opslaan (Rechts)

  
  

Wanneer een medewerker in het overzicht van afgegeven bestanden een document selecteert, verschijnt de profielfoto vooraan de bestandsnaam. Andere eindgebruikers zien hierdoor dat deze medewerker het bestand in behandeling heeft.

Bestanden kunnen direct worden opgeslagen onder het juiste inhoudstype of worden gekoppeld aan een lopende zaak.

Bij het selecteren van een zaak, opent de zaak en kan het juiste bijlagetype worden gekozen, waarna (net als bij een gekozen inhoudstype) de in te vullen velden verschijnen.

De functie om het bestand van de oorspronkelijke plek te verwijderen is standaard ingeschakeld, wat betekent dat het bestand uit de afgiftebibliotheek verdwijnt na het opslaan.

De eerste AI-functies die je werk ondersteunen met slimme suggesties en zoekmogelijkheden.

Optix staat voor structuur. Een structuur waarbinnen juiste en betrouwbare informatie is opgeslagen. Dit maakt de omgeving van Optix bij uitstek geschikt voor het toepassen van AI. In Optix V2.0 is het zover: Ondersteuning door AI komt nu echt beschikbaar!

AI wordt op de volgende plekken toegepast:

• De AI-assistent geeft suggesties voor de juiste Optixlocatie wanneer je bestanden opslaat die afkomstig zijn uit M365-bronnen zoals SharePoint, OneDrive en Teams.

  Tip: Hoe duidelijker de beschrijvingen van inhoudstypes, des te beter de AI-suggesties.

  
  

• Na het kiezen van de gewenste opslaglocatie, helpt AI door, waar mogelijk, suggesties te geven bij het invullen van metadata. Kolommen als Onderwerp, Beschrijving of Documentdatum worden automatisch met een suggestie gevuld.

  
  

• Na het openen van een entiteit of inhoudstype is het mogelijk de AI-zoekfunctie in te schakelen aan de rechterkant van de zoekbalk. Hiermee wordt het mogelijk om vragen te stellen op een manier zoals je dit gewend bent met bijvoorbeeld ChatGPT. De AI-zoekopdrachten zijn mogelijk vanaf de entiteitkaart en in de overzichten van inhoudstypes.

  
  

  Om een AI-vraag te stellen, schakelt de eindgebruiker de functie in via 'het schuifje'. Direct na het stellen van een vraag, gaat de AI-assistent aan de slag. Het denkproces wordt getoond, waarna het antwoord in beeld verschijnt. Eindgebruikers verkrijgen inzicht in het denkproces. Het tabblad ‘Relevante documenten’ geef weer in welke documenten de AI-assistent heeft gezocht en in welk document een antwoord op de vraag kon worden gevonden.

Nog sneller en eenvoudiger het bestand vanuit de juiste bron selecteren.

Vanuit diverse plekken is het mogelijk informatie toe te voegen aan de Optix-omgeving. Vanuit een entiteit, een lopende zaak, een inhoudstype-overzicht, via de afgifteknop of gewoon vanaf de landingspagina via de knop 'Opslaan’. Ongeacht het onderdeel van waaruit je iets toevoegt, volgt altijd het uniforme scherm om een bestand te selecteren. In Optix V2.0 heeft het bestandselectiescherm niet alleen een make-over gekregen, maar zijn ook de mogelijkheden uitgebreid.

• Zodra Microsoft Teams als bron wordt gekozen, verschijnen de meest recente Teams in beeld. Via ‘alle Teams’ verschijnt een overzicht van alle Teams waar de medewerker toegang toe heeft. Vanuit het totaaloverzicht kunnen de Teams doorzocht worden met een zoekbalk.

  
  

• Is Outlook de bron, dan zijn naast e-mails uit de map Postvak In ook e-mails te selecteren uit de mappen ‘Verzonden’ en ‘Gemarkeerd’.

Andere toevoegingen en verbeteringen

Nieuw aanmeldscherm

Nog niet ingelogd met je Microsoft 365-account? In dat geval kun je aanmelden vanuit het vernieuwe inlogscherm dat ook voorzien is van een chique animatie. De laadtijd voor het aanmelden mag hiermee best wat langer duren!